Każda para młoda na początku ślubnych przygotowań zadaje sobie jedno zasadnicze pytanie – ile kosztuje organizacja wesela? Przeszukując internet, spotkamy się z bardzo szerokim przedziałem cenowym, co może budzić pewną konsternację. Co wpływa na wysokość kosztów? Dlaczego jedni płacą mniej a inni więcej? Jak zachować kontrolę, by zmieścić się w wyznaczonym budżecie? I w końcu gdzie można szukać oszczędności? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w poniższym artykule.

Według jakich kryteriów określać budżet weselny?

Budżet ślubny jest jednym z najważniejszych punktów weselnych przygotowań i w zasadzie pierwszym, od którego należy zacząć planowanie uroczystości. Przy jego określeniu należy uwzględnić kilka kluczowych kryteriów:

• Zasoby finansowe – biorąc pod uwagę swoje obecne dochody, oszczędności i zobowiązania określcie, jaką maksymalnie kwotę jesteście w stanie przeznaczyć na organizację uroczystości. Być może zdecydujecie się na klasyczne huczne wesele, a może wybierzecie alternatywne formy świętowania – uroczysty obiad albo skromne przyjęcie w lokalu. O alternatywach hucznego przyjęcia pisaliśmy tutaj: Co zamiast wesela? Alternatywna hucznego przyjęcia
• Priorytety pary młodej – zastanówcie się i przedyskutujcie, które elementy wesela są dla was najważniejsze i na co jesteście w stanie przeznaczyć więcej a na co mniej. Niektórzy np. wolą zorganizować uroczystość w mniejszym gronie, a za to w bardzo oryginalnej lokalizacji. Inni z kolei pragną zaprosić dalszą rodzinę, a zrezygnować z dodatkowych atrakcji, a jeszcze inni marzą o sukience z najnowszej kolekcji lub zabytkowym aucie do ślubu. Wszystkie decyzje mają wpływ na wysokość budżetu.
• Liczba  gości – tutaj mamy do czynienia z prostą matematyką  – im większa ilość gości, tym wyższe koszty związane przede wszystkim z wynajęciem lokalu
• Sala weselna – cena wynajęcia lokalu może znacząco się różnić w zależności od regionu i lokalizacji. Ponadto prestiżowe i bardziej oblegane miejsca dyktują wyższe ceny za talerzyk.
• Styl i rodzaj wesela –  wystawna i bankietowa uroczystość czy bardziej swojska biesiada w rustykalnych klimatach? To jaki rodzaj i styl przyjęcia przewidujecie, znacząco wpłynie na wysokość poniesionych kosztów związanych z m.in. wynajęciem odpowiedniej sali czy zakupem dekoracji
• Sezon i dzień tygodnia – cena wesela może się różnić w zależności od pory roku i dnia tygodnia, w którym jest organizowane. Wesela odbywające się w popularnych miesiącach letnich lub w soboty mogą być droższe niż te organizowane w mniej popularnych terminach.
• Honorarium usługodawców – ceny za usługi DJ-a, Zespołu muzycznego, fotografa, kamerzysty czy dekoratora mają znaczący wpływ na to, ile kosztuje wesele. Wysokość honorarium będzie się różnić przede wszystkim w zależności od prestiżu czy doświadczenia, ale także lokalizacji imprezy czy terminu.
• Rezerwa na nieprzewidziane wydatki – powinna ona wynosić 10-15% przewidzianej kwoty.

Kluczowe kroki do zachowania kontroli nad kosztami, czyli planowanie finansowe

Określenie budżetu weselnego jest ważne, ale trzymanie się wyznaczonych ustaleń,  jest jeszcze ważniejsze. W ferworze weselnych przygotowań, nadmiarze spraw i codziennych obowiązków, łatwo stracić kontrolę nad wydatkami, co może znacząco wpływać na ostateczne koszty. Poniżej przedstawiamy kilka skutecznych kroków w planowaniu finansowym:

• szczegółowa lista wydatków ślubnych – nie ukrywamy, że wydatki na wesele to długa lista sprawunków, dlatego kluczowe jest stworzenie budżetu uwzględniającego wszystkie, nawet najmniejsze koszty. Stwórzcie listę z podziałem na kategorię np. ślub, przyjęcie, ubiór itd. oraz podkategorie, czyli wszystkie elementy, które tworzą dany segment. W ubiorze będą to nie tylko suknia, garnitur lub buty, ale także biżuteria, spinki do mankietów, bielizna czy krawat.
• systematyczne notowanie wydatków –  na nic się nie przyda szczegółowy kosztorys wesela i ślubu, jeżeli nie będziecie na bieżąco wpisywać do niego poniesionych kosztów. Systematyczne notowanie wydatków pozwala stale monitorować budżet i planować kolejne sprawunki.
• Priorytetyzacja wydatków – zacznijcie od załatwienia i opłacania tych elementów, bez których z pewnością nie odbędzie wasza uroczystość. W tej kategorii znajdzie się m.in. wynajem sali, koszt ślubu kościelnego lub cywilnego, honorarium usługodawców, ubiór Państwa Młodych oraz najistotniejsze dla Was elementy. Stosując tendencje malejącą, stopniowo będziecie przechodzić do kolejnych punktów, dzięki czemu macie gwarancję, że budżet weselny pokryje wszelkie najważniejsze koszty.
• Czasowy podział kosztów –  jeśli część wydatków chcecie pokrywać na bieżąco z budżetu domowego, rozłóżcie to w dłuższym przedziale czasowym. W jednym miesiącu możecie kupić obrączki ślubne a w drugim alkohol weselny.

Na czym nie warto, a na czym nie warto oszczędzić przy planowaniu wesela?

Biorąc pod uwagę obecnie obowiązujące ceny związane z organizacją przyjęcia, poszukiwanie oszczędności jest czymś całkowicie naturalnym. Trzeba jednak wiedzieć, gdzie warto minimalizować koszty, a gdzie lepiej tego nie robić. Jeśli chcecie uniknąć mdłych potraw, rozmazanych fotografii czy wokalisty znikomym talencie muzycznym, lepiej nie oszczędzajcie na wynajmie sali i usługach. Nie oznacza to jednak, że od razu musicie celować w najdroższe oferty, ale wcześniej zapoznajcie się z portfolio i opiniami innych klientów, by mieć pewność, że cena idzie w zgodzie z jakością. Pełne pole do popisu dają za to dekoracje. Wybierać możecie spośród setek dodatków, kwiatów czy materiałów. Dzięki czemu łatwo stworzyć piękne i niedrogie aranżacje. Możecie skorzystać z wypożyczalni akcesoriów, własnoręcznie stworzyć ozdoby lub odkupić  tzw. pozostałości po weselu od innych par młodych. W kwestii kwiatów doradzamy natomiast, by celować w gatunki sezonowe, które są tańsze i łatwiej dostępne. Kolejną kwestią znacząco wpływającą na budżet są dodatkowe atrakcje. Zastanówcie się, czy potrzebujecie ich na swoim przyjęciu oraz przemyślcie opcje alternatywne.  Zamiast fotobudki możecie zaproponować gościom wykonanie zdjęć wypożyczonym Instaxem, a w ramach drink-baru stworzyć miejsce, gdzie będą mogli własnoręcznie przygotować koktajle, bazując na Waszych autorskich przepisach.

Elastyczność budżetu weselnego, czyli niespodziewane koszty

Jak wspominaliśmy kosztorys wesela i ślubu powinien zawierać pewną rezerwę na niespodziewane koszty. Jednym z czynników, który wpływa na ich wystąpienie, jest inflacja, wynikiem czego są stale rosnące ceny. Wielu usługodawców zabezpiecza się przed stratą, dodając do umowy klauzulę o możliwym wzroście honorarium. Zdarza się, że jest ona wykorzystywana, co niestety ma wpływ na wysokość poniesionych kosztów. Drożeją jednak nie tylko usługi, ale chociażby ceny obrączek, stylizacji ślubnych, dekoracji czy alkoholu. Nie bez znaczenia pozostaje tutaj kwestia odpowiedniego planowania. Zastanówcie się, które ze sprawunków możecie załatwić wcześniej by skorzystać np. z promocyjnych cen i uniknąć inflacyjnych podwyżek. Pamiętajcie również o tym, że kupowanie na ostatni moment często wiąże się z wyższymi cenami oraz mniejszym wyborem.

Co jest największym wydatkiem na weselu?

Szacuje się, że sala weselna stanowi 50% tego, ile kosztuje wesele, co plasuje ją na pierwszym miejscu ślubnych wydatków. W swoich ofertach lokale podają cenę za tzw. talerzyk, czyli ile kosztuje wesele od osoby. Obecnie są to kwoty średnio mieszczące się w przedziale od 250 do 500 zł. Wysokość cen zależy m.in. od regionu, pory roku, prestiżu miejsca, czy dodatkowych udogodnień. Menu weselne często nie obejmuje ciast, tortu lub owoców, co trzeba dodatkowo uwzględnić w planowanym budżecie.  Podobnie jest z alkoholem, który zazwyczaj również nie jest wliczony w cenę wynajmu. Przeglądając oferty, możecie spotkać się także z dodatkowymi opłatami, które znacząco wpływają na to, ile ostatecznie kosztuje organizacja wesela. Wciąż popularne jest m.in. opłata korkowa lub tortowa, czyli koszty związane z wniesieniem własnego alkoholu do lokalu lub opłatą za przechowywanie i krojenie tortu. Niekiedy też dodatkowo zapłacimy za pokrowce na krzesła, obrusy, czy nawet miejsca parkingowe.

Jak znaleźć równowagę między marzeniami a realiami finansowymi?

Zacznijcie oczywiście od określenia maksymalnej kwoty, jaką jesteście w stanie przeznaczyć na organizację wymarzonego dnia. Następnie zróbcie badanie rynku, czyli zbierzcie informacje na temat kosztów związanych m.in. honorarium usługodawców, wynajmem sali, dekoracjami, czy dodatkowymi atrakcjami. Świadomość obowiązujących cen da Wam szerszy obraz na skale wydatków, co pozwoli określić priorytety. One z kolei będą odzwierciedlać najważniejsze dla Was kwestie, a to pomoże uzyskać równowagę między marzeniami a realiami finansowymi. Poszukujcie alternatywnych rozwiązań i okazji cenowych. Możecie np. polować na promocje na alkohol weselny, skorzystać z wyprzedaży kolekcji sukien ślubnych lub zorganizować przyjęcie poza sezonem, gdzie ceny wynajmu i usług są znacznie niższe. Bądźcie elastyczni  i przygotowujcie opcje zastępcze na wypadek, gdy przyjęta koncepcja przekracza budżet.

Koszty zaproszeń ślubnych i upominków dla gości

Papeteria ślubna to kolejna element, którą powinien obejmować plan wydatków ślubnych. Znajdą się w niej przede wszystkim zaproszenia ślubne i weselne, których średnie plasują się w przedziale od 3 do 7 zł.  Wysokość cen uzależniona jest od rodzaju i jakości użytych materiałów oraz trudności wykonania. Bogato zdobione brokatem lub wycinane laserowo zaproszenia ślubne glamour drukowane na perłowych albo fakturowanych papierach będą zatem nieco droższe niż  np. zaproszenia ślubne ekologiczne, które stworzone są z naturalnych materiałów i ozdób. Najpopularniejsze wciąż pozostają ponadczasowe i uniwersalne zaproszenia ślubne klasyczne, które cechują się elegancką prostą formą i niską ceną.

W tej kategorii znajdziemy również pozostałe akcesoria i dodatki takie jak: księgi gości weselnych, pudełka na koperty, zawieszki na alkohol oraz oczywiście winietki. Obok imiennych karteczek często na stołach Pary Młode rozkładają drobne upominki dla przybyłych. Podziękowania dla gości weselnych  potrafią przyjmować przeróżne oryginalne formy. Będą to przede wszystkim słodkości, magnesy, świeczki, miody, szczepy roślin, herbaty w fiolkach, zdrapki czy mini butelki z trunkiem.  Szacuje się, że średnie ceny jednego upominku mieszczą się w przedziale od 3 do 10 zł.